Konsulttjänster
Projektadministration – ordning i underlaget
Dokumentation, uppföljning, ÄTA-hantering och fakturaunderlag. Vi tar hand om administrationen så att projektledningen kan ägna sig åt projektet.
- Robust Fiber-certifieradeFöretags- och anläggningscertifikat
- Behöriga elektrikerInstallation enligt gällande elsäkerhetskrav
- 11 år i branschenSkjutebo Kraft AB sedan 2015
- Certifierad besiktningsmanEgen kompetens för slutbesiktning
Administrationen är projektets minne
Ett entreprenadprojekt lämnar efter sig mer papper än de flesta räknar med: handlingar, egenkontroller, fotodokumentation, mätprotokoll, avvikelser, ÄTA-arbeten, tidplaner och fakturaunderlag. Så länge projektet pågår håller någon reda på det i huvudet. Det är efteråt det märks om det också fanns någon annanstans.
Vi tar hand om den delen — antingen som en del av projektledningen eller som ett eget uppdrag i ett projekt som någon annan leder.
Det administrationen faktiskt avgör
- Att fakturan går igenom. Ett ÄTA-arbete som inte är beställt, dokumenterat och godkänt i tid är svårt att få betalt för, hur väl utfört det än är.
- Att slutbesiktningen blir kort. De flesta anmärkningar handlar om underlag som saknas, inte om arbete som är felaktigt. Mer om det på sidan om besiktning.
- Att anläggningen går att förvalta. Den som ska felsöka om fem år har bara relationshandlingen att gå på — och det som inte är utmärkt på den får letas upp med grävmaskin.
- Att uppföljningen säger något. Avstämning mot tidplan och budget är en gissning så länge underlaget släpar efter.
En rutin som fungerar i fält
Dokumentationsrutiner spricker sällan för att någon är slarvig. De spricker för att de är byggda för ett skrivbord och ska utföras av någon som står i ett dike i regn med en telefon i handen.
Vi håller därför rutinen liten: få saker att fylla i, tydligt vem som gör det, och en plats att lägga dem. Det som ska dokumenteras är bestämt i förväg utifrån kravbilden, i stället för att avgöras varje gång av den som råkar vara på plats.
Var administrationen möter resten
Det mesta av administrationen är följden av något annat i projektet: ett ledningsärende som ska bevakas och besvaras, en TA-plan som ska revideras när etappen flyttas, en projektering som ska uppdateras till relationshandling när schaktet gick en annan väg än ritningen sa.
Det är därför tjänsten finns i samma bolag som utförandet. Den som för in ändringen har oftast sett varför den gjordes.
Så går det till
Från första kontakt till driftsatt anläggning
- 01
Genomgång av kravbild och nuläge
Vi går igenom vad beställaren, nätägaren och avtalet kräver för dokumentation, och vad som redan finns. Kravbilden är enkel att möta från början och dyr att möta i efterhand.
- 02
Struktur och rutin
Vi sätter upp var handlingar ska ligga, vad som ska fyllas i, av vem och när – med en rutin som fungerar för den som står i ett dike med en telefon i handen.
- 03
Löpande dokumentation och uppföljning
Vi håller underlaget aktuellt under projektets gång, bevakar avvikelser och ÄTA-arbeten och stämmer av mot tidplan och budget.
- 04
Fakturaunderlag och slutdokumentation
Vi sammanställer underlag för fakturering löpande och samlar relationshandlingar, egenkontroller och protokoll till en slutdokumentation som går att lämna över.
Vanliga frågor
Vad ingår i projektadministration?
Dokumenthantering och struktur, löpande fotodokumentation och egenkontroller, bevakning av avvikelser och ÄTA-arbeten, underlag för fakturering, uppföljning mot tidplan och budget samt sammanställning av slutdokumentationen. Vi anpassar omfattningen – ibland är det hela administrationen, ibland bara slutdokumentationen.
Kan ni bara ta slutdokumentationen?
Ja, och det är ett vanligt uppdrag – ofta när projektet är klart och dokumentationen inte är det. Vi går igenom vad som finns, vad kravbilden säger och vad som behöver kompletteras, och sammanställer resten. Det som aldrig dokumenterades medan arbetet pågick går dock inte alltid att rekonstruera i efterhand, så tidigt är billigare än sent.
Måste ni vara projektledare för att sköta administrationen?
Nej. Administrationen är ett eget uppdrag och fungerar lika bra när ni har en egen projektledare eller en annan entreprenör. De hänger ihop, men de behöver inte köpas ihop.
Arbetar ni i våra system?
Ja. Vi arbetar i beställarens projektportal, dokumentsystem eller mappstruktur när det finns en, eftersom underlaget ska vara användbart för er efter att vi är klara – inte ligga kvar hos oss. Saknas system sätter vi upp en enkel struktur som ni kan förvalta själva.
Vad kostar det?
Det beror på projektets storlek, kravbilden på dokumentationen och hur mycket som redan är på plats. Beskriv projektet och vad ni vill lämna ifrån er, så återkommer vi med ett förslag.
Har administrationen växt ur pärmen?
Beskriv projektet och vilken del ni vill lämna över, så återkommer vi med förslag på upplägg.
Ring oss direkt på 010-330 07 57